Le cadre de votre projet :
Le projet de mise en place d’un logiciel dans les crèches, écoles et centres de loisirs nécessite d’organiser le cadre de la gestion des activités. Tout d’abord, on décomposera le projet en domaines avec les fonctionnalités attendues :
- Petite Enfance : contrats crèche, halte-garderie, liste d’attente, commissions d’attribution, RAM
- Scolaire et périscolaire: inscriptions, pointage
- Accueil de loisirs : inscriptions, pointage, transport, mobilité
- Sports : gestion des inscriptions et des capacités
Ensuite, les domaines reposent sur un socle commun :
- Référentiel famille: coordonnées, ressources, composition de la famille, pièces justificatives
- Régie et Finance: grille des tarifs, calcul QF, facturation, paiements, relances, passage en perception, états CAF
- Portail famille ou portail citoyen, en ligne sur le site internet de la collectivité (information, inscription, paiement)
Réussir votre projet en 8 points :
- Recenser les sites et les personnes concernées :
- Ecoles primaires, élémentaires, groupes scolaires
- Crèches, halte-garderie, assistantes maternelles,
- ALSH et lieux d’accueil des activités périscolaires
- Hôtel de ville et mairies de proximité ou sont délivrées les inscriptions
- Définir le calendrier du déploiement, compatible avec le calendrier scolaire :
- en Septembre pour la rentrée scolaire : l’outil doit fonctionner au préalable pour les inscriptions / préinscriptions
- en Janvier: période compatible avec la publication des seuils CAF, justificatifs de revenus, et renouvellement des contrats crèche
- Cadencer le déploiement de chaque domaine, en fonction des délais et moyens :
- Par domaine: par exemple le déploiement du domaine Petite Enfance en premier, puis Scolaire et Périscolaire dans un second temps.
- Par étapes: par exemple le socle référentiel famille, régie et les domaines fonctionnels, en limitant le déploiement aux sites de la ville, puis le déploiement sur l’ensemble des sites, et enfin le portail famille
- Par site: par exemple avec le déploiement d’un premier site pilote
- S’appuyer sur les règles du règlement intérieur et la CAF
- Prépaiement ou post paiement ?
- Gestion horaire ou unitaire des activités ?
- Grille des tarifs et seuils, taux d’effort
- Facture unique ou par activité ?
- Pré-inscriptions aux activités, critères de priorités, listes d’attentes
- Connaitre la règlementation
- La CNIL, le respect de la vie privée
- L’accessibilité des outils et en particulier du site portail
- Organiser les inscriptions et le pointage
- Les prévisions, réservations, pointage et régularisations
- L’organisation du pointage dans les crèches et les écoles
- Carte de pointage ou dispositif mobile (tablette, dalles tactiles)
- Lister les contraintes techniques
- Quel mode d’hébergement ? En fonction des sites à équiper et de leurs infrastructures existantes (accès internet, wifi), la solution pourra soit être installée sur le site de la Ville soit chez un hébergeur
- L’articulation entre le portail famille, le site internet de la ville et la GRC (gestion de la relation citoyenne), en particulier la fédération d’identités
- Préparer le cahier des charges et la consultation des entreprises
- Décrire les attentes fonctionnelles et les prestations attendues, avec livrables à chaque étape
- Prévoir des auditions avec les candidats pour une démonstration des logiciels
- Ne pas hésiter à prendre contact avec d’autres collectivités pour évaluer les logiciels
Nos 2 conseils clés :
- Mesurer les impacts de la mise en place du dispositif: quels sont les efforts à prévoir ? Pour les évaluer, on procèdera à l’état des lieux (outils en place, processus, organisation et ressources) et on mesurera les écarts et le chemin à parcourir pour atteindre le dispositif cible : formations, matériels, processus et modes opératoires, logiciels, infrastructure réseau, support.
- Mettre en place le pilotage par les élus et les directions, organiser la communication tout au long du projet.
Ces conseils sont basés sur les retours d’expérience sur les projets réalisés par Comoé dans le domaine pour Boulogne-Billancourt, Toulouse Métropole, Rouen, etc…